Wie man ein Intranet erfolgreich einführt

Wie man ein Intranet erfolgreich einführt

Die Einführung eines Intranets kann schnell in einem Fiasko enden. Ein strategisch angelegtes Change Management ist hingegen der Schlüssel zum Erfolg. Nur leider ist das Bewusstsein hierfür nicht immer im erforderlichen Maße vorhanden. Die Folge: Zeit und Ressourcen werden ohne Nutzen vergeudet. Damit Sie nicht in die gleiche Falle tappen, beleuchten wir hier für Sie die häufigsten Fehler und geben Ihnen die wichtigsten Hinweise und Tipps für eine erfolgreiche Intranet-Einführung an die Hand.

Vorab…

Als zertifizierte Atlassian Experten haben wir natürlich eine ganz klare Präferenz bei den erhältlichen Intranet-Systemen. Wir vertrauen voll und ganz dem Weltmarktführer mit seinem Enterprise-Wiki namens Confluence. Mit unserer Meinung sind wir nicht ganz allein: Auch Firmen wie Audi, eBay, Facebook, IBM, Netflix oder Daimler bauen auf die Lösungen der australischen Entwickler des Open Source-Systems.

Nach dem Werbehinweis aber nun zum eigentlichen Thema…

Projekte retten

Nicht selten passiert es, dass sich Unternehmen an uns wenden, damit wir ein Projekt aus höchster Not retten. Wir machen das gerne und haben gegen die Rolle der Feuerwehr auch nichts einzuwenden. Wir operieren dann jedoch oft schon auf verbrannter Erde und müssen mit heißen Kohlen jonglieren. Kein Wunder, denn ein bereits gescheiterer Vorgänger-Versuch setzt alle Beteiligten einem unnötigen Stress aus. Durch Fehler bei der Einführung kann zudem das höchste Gut eines solchen Projekts verloren gehen: die Akzeptanz. Und die Bereitschaft, sich auf eine mittlere bis große Revolution der internen Kommunikation einzulassen.

Verbrannte Erde bei Misserfolg

Die erwähnte verbrannte Erde bei einem ersten Scheitern sieht vielleicht so aus: Der Projektverantwortliche auf Kundenseite sieht sich in der Pflicht und zudem der Gefahr ausgesetzt, durch ein Fiasko Reputation innerhalb der Firma einzubüßen. Bereits eingebundene Mitarbeiter, Team- oder Abteilungsleiter sehen ihre Zeit verschwendet, die sie für andere Aufgaben „besser“ nutzen könnten. Sie verhalten sich zunehmend desinteressiert und abwartend. Zugleich ist zu befürchten, dass auch im Management oder sogar im Vorstand die unheilvolle Botschaft zum eher mäßigen Projektverlauf angekommen ist. Neben bohrenden Fragen werden jetzt zusätzlich Deadlines oder Budgets ins Feld geführt. Oder das ganze Projekt wird vom Feldherrenhügel aus plötzlich abgeblasen.

Besser geht es so: Mit einer Idee

Seit dem legendären Ausspruch von Helmut Schmidt ist eine Vision leider eher ein ärztlicher Befund. Wer Visionen hat, der soll gefälligst zum Arzt gehen, sagte der Alt-Kanzler. Vielleicht müssen wir auch nicht ganz so hochtrabend sein. Eine ganz grundsätzliche Idee reicht schon. Eine Idee davon, in welchem Kontext und mit welchen Zielen ein kollaboratives Intranet eingeführt werden soll, um einen echten Mehrwert bieten zu können. Eine Idee sollte auch deshalb vorhanden sein, damit sich ein Projekt und die beteiligten Teams daran ausrichten lassen. Vor allem dient uns eine Idee auch für die Entwicklung einer Geschichte. Ein Storytelling kann sinnvoll sein als Basis für verschiedene kommunikative Prozesse und interne Marketingmaßnahmen bei der Einführung des Intranets.

Aber keine Panik: Es ist weder überraschend noch besonders dramatisch, wenn es vor dem Beginn eines Projekts noch keine ausformulierte Idee oder eine kristallklare Vorstellung gibt. Was Sie aber unbedingt wissen – oder zumindest erahnen – sollten, ist der Umfang der Veränderungen, der mit der Einführung eines Intranets einhergehen wird. Diese Veränderungen sind unausweichlich.   

Die Einführung eines Social Intranets ist mehr als nur das Hinzufügen eines neuen Software-Bausteins in eine bestehende IT-Systemlandschaft. Wenn Sie es richtig machen, dann kann und soll das neue Werkzeug die Art und Weise, wie innerhalb des Unternehmens kommuniziert wird, auf den Kopf stellen.

Im besten Fall wird es eine Revolution

Die erfolgreiche Einführung des Intranets wird Ihre Unternehmenskultur nachhaltig verändern. Denn es bedeutet eine ganz grundsätzliche, gezielte und gewollte Veränderung der internen Kommunikation. Und die verlangt – als ob die Aufgabe nicht schon komplex genug wäre – eine breite Akzeptanz aller Mitarbeiter und deren aktiven Einsatz. Und wenn es gut läuft, dann wird es zu einer Revolution. Eine rhetorische Frage dazu: Sie werden sich doch ganz gewiss auf eine Revolution vorbereiten wollen, oder?

Lösung: Change- und Rollout-Management

Bei einschneidenden Veränderungen sind immer Akzeptanzprobleme zu befürchten. Das gilt auch dann, wenn die Intranet-Einführung für jeden einzelnen Mitarbeiter grundsätzlich von positiver Natur ist und dem Unternehmen viele Effizienz-Vorteile bringen. Daher muss ein intelligentes und strategisch konzipiertes Change- und Rollout-Management erfolgen. Es geht darum, Befürchtungen (und Sorgen oder Ängste) abzubauen und Beharrungskräfte zu identifizieren, bzw. zu eliminieren.

Ein Social Intranet muss einen tatsächlichen Mehrwert bieten. Wird das System als zusätzliche Belastung oder das Erlernen mit Stress verbunden, steigt der Widerstand dramatisch. Deswegen muss es darum gehen, den großen Nutzen für die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit anschaulich zu vermitteln. Das neue Werkzeug muss als das erkannt werden, was es bei einer optimalen Integration auch problemlos sein kann: Eine unverzichtbare Hilfe im Arbeitsalltag.

Ganz einfache Beispiele – mit großer Wirkung

Anhand ganz einfacher Beispiele kann leicht verdeutlicht werden, welche Elemente aus Sicht der Mitarbeiter einen tatsächlichen Mehrwert bieten, bzw. das Interesse wecken können. Dabei muss und sollte nicht immer gleich trockenes Firmenwissen indoktrinierend von oben nach unten verabreicht werden. Insbesondere dann, wenn ein etwas lockerer Ansatz gewählt wird mit mehr Infotainment-Charakter , stellt sich schnell ein Erfolg bei der Akzeptanz ein.

  • Micro-Infos sorgen für Aufmerksamkeit, bieten nützliche Info-Häppchen und aktivieren die Mitarbeiter. Etwa die Ausgabe des Datum, des Wetters oder des Kantinenplans. Rubriken wie Lost & Found, eine Abstimmung zu Sommerfest oder ein WM-Tippspiel runden das Bild ab.
  • Mini-Serien a la „Haben Sie es gewusst?“ geben Einblicke in die Historie des Unternehmens oder schildern etwa zu beachtende Prozesse im Vertrieb oder beim Marketing auf unterhaltsame Weise. So wird wichtiges Wissen ganz nebenbei und vor allem deutlich effektiver vermittelt.
Ein erfolgreiches Intranet bietet Basics und Mehrwert für Mitarbeiter und das Unternehmen.
Ein erfolgreiches Intranet bietet Basics und Mehrwert für Mitarbeiter und das Unternehmen.

Hard Facts: Was im Intranet immer erfolgreich ist…

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern genau die Informationen zu finden, die sie am dringendsten und am häufigsten benötigen: Kontaktdaten und Expertise.

  • Das Ende der Excel-Zettelwirtschaft: Über so genannte Profile sind alle relevanten Kontaktdaten wie etwa Telefon- und Faxnummer sowie Mailadresse aller Mitarbeiter schnell zu finden. Und im Intranet auch immer auf dem aktuellsten Stand.
  • Expertensuche: den Mitarbeiterprofilen können zusätzliche Informationen beigefügt werden. Etwa Kürzel, Abteilungszugehörigkeit sowie Expertenwissen. Mitarbeiter finden somit zuverlässig den richtigen Ansprechpartner und das Expertenwissen innerhalb des Unternehmens.

Alle im Boot? Intranet-Einführung aktiv managen und moderieren

Eine ganz reale Gefahr droht dem Projekt insbesondere dann, wenn sich Vorstand, Management und Mitarbeiter nicht auf die damit bevorstehenden Veränderungen einlassen. Dazu müssen Sie naturgemäß begreifen, dass es diese Veränderungen zwangsläufig geben wird. Und es ist selbstredend, dass die Einführung solch einschneidender Änderungen nicht nur begleitet werden sollte. Die Einführung sollte aktiv gemanagt und moderiert werden. Alle Stakeholder in Ihrem Unternehmen müssen frühzeitig eingebunden werden. Auch auf der Ebene des Managements muss dabei ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass ein Unternehmen von der Beteiligung und der Aktivierung der Mitarbeiter stark profitiert. Ähnliches gilt für einen vielleicht vorhandenen Betriebsrat. Sie sollten ihn frühzeitig ins Boot holen und überzeugen, dass die Vorteile überwiegen und Nachteile nicht überbetont werden sollten.

Alle Beteiligten ins Boot zu holen, bedeutet in der Konsequenz gewiss auch, dass man mit diesem Projekt alle erdenklichen Mühen der Ebene durchleben muss. Aber gut: Hat ja auch keiner versprochen, dass ein solcher Change Process nicht mit Fleiß, Arbeit und besonders viel Kommunikation verbunden ist. Zumal der Nutzen für das Unternehmen in jeder Hinsicht die investierte Zeit rechtfertigt.

Intranet-Projekt gestartet – Fragen und Probleme häufen sich? Wir helfen!

Ob ein Projekt schon angefangen oder bereits in den Sand gesetzt wurde: Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Auch dann, wenn wir dafür glühende Kohlen aus dem Intranet-Feuer holen müssen. Noch lieber wäre es uns allerdings, wenn Sie uns vorher kontaktieren und wir gemeinsam mit Ihnen Stein für Stein – von der Analyse, der Konzeption bis hin zur Einführung – Ihr unternehmensweites (Social) Intranets aufbauen können.

Sprechen Sie uns jetzt an.

Zusammenfassung

  • Ein Social Intranet kann Produktivumgebung, Mitarbeiterportal- und Knowledgebase sowie das zentrale Workflow- & Projekt-Steuerungsinstrument für Ihre Mitarbeiter sein. Kurz: Es sollte die Anwendung sein, die vor allen anderen für die tägliche Arbeit im Einsatz ist. Sie profitieren aber nur dann von diesen Vorteilen, wenn das Intranet intelligent eingeführt und akzeptiert wird.
  • Eine schnelle Akzeptanz und die effiziente Nutzung sind die entscheidenden Erfolgskriterien bei der Einführung eines Intranets. Umso wichtiger ist daher eine durchdachte und strategisch geplante Einführung und Organisation. Ohne kompetentes Change- und Rollout-Management droht das Projekt zu scheitern.
  • Alle beteiligen Personenkreise und Zielgruppen sollten möglichst frühzeitig in das Projekt einbezogen werden: Geschäftsführung, Management, Betriebsrat, Fachabteilungen, Mitarbeiter, Standorte usw.
  • Keine Angst vor der Revolution! Kunden bestätigen uns immer wieder, dass der Start des Intranets in ihrer Organisationsstruktur zu einer erheblichen Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit geführt hat. Mehr noch: Sie berichten uns von einer bemerkenswerten Steigerung ihrer Effizienz auf nahezu allen Ebenen und bei vielen Geschäftsprozessen.

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Veröffentlicht von

Lars Bachmann

Lars Bachmann

Senior Consultant, Papa von Juna